Πότε ήταν η τελευταία φορά που δώσατε το 100% της προσοχής σας σε οτιδήποτε; Ακόμη και τώρα που «εστιάζω» στο γράψιμο, έχω 9 ανοιχτές καρτέλες του προγράμματος περιήγησης, 2 τυχαία έγγραφα σημειώσεων και μια επιφάνεια εργασίας γεμάτη αρχεία, φακέλους και έγγραφα που συναγωνίζονται για την προσοχή μου. Όλα αυτά παρά το γεγονός ότι προσπαθώ να εξασκήσω το «single-tasking»—γνωστό και ως «κάνω ένα πράγμα τη φορά»!

Είναι στην ανθρώπινη φύση να προσπαθεί να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Και καθώς οι προσδοκίες αυξάνονται και οι προθεσμίες γίνονται πιο αυστηρές, το multitasking φαίνεται ως η μόνη μας επιλογή.

Αλλά εδώ είναι το πρόβλημα: Το Multitasking είναι ένας μύθος.

Από την άλλη πλευρά, το single-tasking έχει αποδειχθεί ότι σας βοηθά να εκτελείτε εργασίες πιο γρήγορα και με υψηλότερη ποιότητα από το να προσπαθείτε να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Από πολλές απόψεις, το multitasking φαίνεται σαν μια καλή ιδέα: φανταστείτε πόσο παραγωγικό μοιάζει αν εργάζεστε σε περισσότερες από μία εργασίες ταυτόχρονα!

Ωστόσο, παρόλο που οι πολυάσχολοι μπορεί να φαίνονται καλύτεροι στη δουλειά τους, αρκετές μελέτες δείχνουν ότι το multitasking βλάπτει πραγματικά την παραγωγικότητα. Πρόσφατες μελέτες με επικεφαλής τον Jeremy Marty-Dugas στο Πανεπιστήμιο του Waterloo υποδεικνύουν ότι το να ελέγχετε συνεχώς το smartphone σας, ενώ κάνετε άλλη δουλειά, σας κάνει πιο απρόσεκτους στην καθημερινή σας ζωή – και η απόσπαση προσοχής είναι πιο πιθανό να εμποδίσει την απόδοση στην εργασία σας παρά να βοηθήσει.

Προτού σηκώσετε το smartphone σας ή προσπαθήσετε να αντιμετωπίσετε δύο έργα ταυτόχρονα, ακολουθούν μερικοί λόγοι για τους οποίους το multitasking μπορεί στην πραγματικότητα να είναι περισσότερο επιβλαβές παρά χρήσιμο.

1. Οι multitaskers χάνουν την εστίαση πιο εύκολα

Είναι δύσκολο να επικεντρωθείς σε δύο πράγματα ταυτόχρονα! Αυτός είναι ο λόγος που απαγορεύεται η χρήση του κινητού κατά την οδήγηση. Ελπίζω πως δεν θα θέτατε σε κίνδυνο τον εαυτό σας και τους άλλους απαντώντας σε ένα μήνυμα με ταχύτητα 60 χλμ την ώρα — και παρόλο που η απάντηση σε email στη μέση μιας τηλεφωνικής κλήσης δεν είναι επικίνδυνη, είναι εξαιρετικά επιβλαβής αποσπώντας την προσοχή σας. Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι που κάνουν πολλές εργασίες κινδυνεύουν να ξεχάσουν ή να παραλείψουν σημαντικές πληροφορίες.

2. Το Multitasking σας επιβραδύνει

Πολύ αντίθετα από την αύξηση της παραγωγικότητας, η εναλλαγή μεταξύ των εργασιών κάνει στην πραγματικότητα αυτές οι εργασίες να διαρκούν ακόμη περισσότερο, επιβραδύνοντας τελικά τον ρυθμό με τον οποίο μπορεί να ολοκληρωθεί μια εργασία.

3. Το multitasking δεν είναι πάντα ευγενικό

Το να κάνετε πολλαπλές εργασίες μόνος σας στο γραφείο σας είναι εντάξει, αλλά το να στέλνετε μηνύματα ή να απαντάτε σε email κατά τη διάρκεια συναντήσεων του προσωπικού ή όταν μιλάτε με άλλους είναι αγενές. Είναι πιο ευγενικό να εστιάσετε στην εργασία που έχετε στη διάθεσή σας — ακόμα κι αν η συνάντηση ή η συζήτηση είναι βαρετή.

4. Η εκτέλεση πολλαπλών εργασιών διακόπτει τη ροή της εργασίας

Πολλοί επιτυχημένοι άνθρωποι – συμπεριλαμβανομένων συγγραφέων, καλλιτεχνών, μουσικών και άλλων – αναφέρουν ότι η πιο δημιουργική και παραγωγική δουλειά τους λαμβάνει χώρα σε μια «ροή» που τους επιτρέπει να επικεντρωθούν πλήρως στο έργο τους. Φυσικά, το multitasking είναι αντίθετο με αυτήν τη ροή, ως αποτέλεσμα να είστε λιγότερο παραγωγικοί και δημιουργικοί.

Το single-tasking απαιτεί μια πνευματική ελευθερία που όσο δεν την χρησιμοποιείτε μένει ανεκμετάλλευτη. Σας αναγκάζει να σκάψετε βαθύτερα και να βρείτε αποτελέσματα, μονοπάτια και επιλογές που δεν είχατε σκεφτεί.

5. Το Multitasking οδηγεί σε λάθη

Η μελέτη των Marty-Dugas (θα την βρείτε παρακάτω στις πηγές) έδειξε ότι το multitasking που προκαλείται από τα smartphone επιτρέπει στο μυαλό να περιπλανηθεί και έτσι προκαλούνται συχνότερα λάθη, πιθανότατα λόγω έλλειψης προσοχής.

6. Το Multitasking είναι κακό για τον εγκέφαλό σας

Ερευνητές στο Πανεπιστήμιο του Sussex στο Ηνωμένο Βασίλειο συνέκριναν τον χρόνο που αφιερώνουν οι άνθρωποι σε πολλαπλές συσκευές (όπως τα γραπτά μηνύματα ενώ παρακολουθούν τηλεόραση) με μαγνητικές τομογραφίες του εγκεφάλου τους. Διαπίστωσαν ότι οι άνθρωποι με υψηλό επίπεδο πολλαπλών εργασιών είχαν λιγότερη εγκεφαλική πυκνότητα στον πρόσθιο περιφερικό φλοιό, μια περιοχή υπεύθυνη για την ενσυναίσθηση καθώς και για τον γνωστικό και συναισθηματικό έλεγχο.

Ο νευροεπιστήμονας Kep Kee Loh, επικεφαλής συγγραφέας της μελέτης, εξήγησε τις συνέπειες: «Αισθάνομαι ότι είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι ο τρόπος που αλληλεπιδρούμε με τις συσκευές μπορεί να αλλάζει τον τρόπο που σκεφτόμαστε και αυτές οι αλλαγές μπορεί να συμβαίνουν στο επίπεδο της δομής του εγκεφάλου».

Το multitasking σε συναντήσεις και άλλα κοινωνικά περιβάλλοντα υποδηλώνει χαμηλή αυτογνωσία και κοινωνική επίγνωση, δύο δεξιότητες συναισθηματικής νοημοσύνης (EQ) που είναι κρίσιμες για την επιτυχία στην εργασία. Έτσι, κάθε φορά που εκτελείτε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα, δεν βλάπτετε απλώς την απόδοσή σας αυτή τη στιγμή, αλλά μπορεί κάλλιστα να βλάψετε μια περιοχή του εγκεφάλου σας που είναι κρίσιμη για τη μελλοντική σας επιτυχία στην εργασία.

Δυστυχώς, παρά τα στοιχεία, το multitasking είναι ήδη μια ριζωμένη πτυχή στην κουλτούρα και στον εργασιακό μας χώρο. Λοιπόν, τι μπορεί να γίνει για να αντιμετωπιστούν οι αρνητικές επιπτώσεις του multitasking;

Πρώτον, ακόμη και οι χρόνια πολυάσχολοι μπορούν να μάθουν δεξιότητες που θα βελτιώσουν τη λειτουργία του εγκεφάλου τους με την πάροδο του χρόνου: Ο Clifford Nass συνιστά να εστιάσετε σε μια μεμονωμένη εργασία για τουλάχιστον είκοσι λεπτά πριν προχωρήσετε στην επόμενη. Εάν πρέπει να κάνετε πολλές εργασίες, προσπαθήστε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ όχι περισσότερων από δύο έργων τη φορά. Όσες περισσότερες εργασίες προσπαθεί να ολοκληρώσει ένας multitasker ταυτόχρονα, τόσο πιο σκληρά πρέπει να δουλεύει ο εγκέφαλός του.

Έρευνα που διεξήχθη στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ διαπίστωσε ότι το multitasking είναι λιγότερο παραγωγικό από το να κάνεις ένα μόνο πράγμα τη φορά. Οι ερευνητές διαπίστωσαν επίσης ότι οι άνθρωποι που βομβαρδίζονται τακτικά με πολλές ροές ηλεκτρονικών πληροφοριών δεν μπορούν να δώσουν προσοχή, ή να ανακαλέσουν πληροφορίες.

Μια ειδική δεξιότητα;

Τι γίνεται όμως αν κάποιοι άνθρωποι έχουν ένα ιδιαίτερο χάρισμα στο multitasking; Οι ερευνητές του Στάνφορντ συνέκριναν ομάδες ανθρώπων με βάση την τάση τους να κάνουν πολλαπλές εργασίες και την πεποίθησή τους ότι βοηθά την απόδοσή τους. Διαπίστωσαν ότι αυτοί που κάνουν πολλές εργασίες ταυτόχρονα διότι αισθάνονται ότι ενισχύει την απόδοσή τους, ήταν στην πραγματικότητα χειρότεροι στο multitasking από εκείνους που τους αρέσει να κάνουν ένα μόνο πράγμα τη φορά. Οι πολυάσχολοι είχαν χειρότερη απόδοση επειδή είχαν μεγαλύτερο πρόβλημα να οργανώσουν τις σκέψεις τους και να φιλτράρουν άσχετες πληροφορίες και ήταν πιο αργοί στη μετάβαση από τη μια εργασία στην άλλη.

Η μαγεία του να κάνεις ένα πράγμα τη φορά!

Αν θέλετε να μάθετε γιατί είστε τόσο επιρρεπείς στο multitasking, ένας καλός τρόπος είναι να ξεκινήσετε με τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και τις πιέσεις που αντιμετωπίζετε καθημερινά.

Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να αισθάνεστε πολύ πιεσμένοι με τον τρέχοντα φόρτο εργασίας σας. Στην πραγματικότητα όμως σύμφωνα με μια έρευνα που θα βρείτε παρακάτω, όταν ερωτήθηκαν 850+ εργαζόμενοι, μόνο το 5% είπε ότι ολοκληρώνει τις καθημερινές του εργασίες κάθε μέρα.

Αυτό είναι ένα τρομακτικό στατιστικό. Αλλά είναι λογικό αν ψάξετε τους λόγους για τους οποίους συμβαίνει αυτό. Οι περισσότεροι άνθρωποι είπαν ότι οι μεγαλύτερες προκλήσεις τους για να ολοκληρώσουν τις καθημερινές τους εργασίες ήταν:

1. Το να έχεις πάρα πολλή δουλειά
2. Το να μην έχεις ξεκάθαρες προτεραιότητες
3. Το να αφιερώνεις πολύ χρόνο στον έλεγχο των email και στη συνομιλία

Συνδυάστε αυτούς τους τρεις παράγοντες και έχετε τα βασικά στοιχεία του multitasking. Όταν αντιμετωπίζετε έναν υπερβολικό φόρτο εργασίας, δεν είστε σίγουροι για το τι να κάνετε και προσπαθείτε να τα κάνετε όλα. Ή τουλάχιστον νομίζετε ότι τα κάνετε όλα.

Πώς να σπάσετε τον κύκλο του multitasking: Κατανοήστε τα πραγματικά οφέλη του single-tasking

Σε μια μελέτη του 2010, οι ψυχολόγοι του Χάρβαρντ Matthew Killingsworth και Daniel Gilbert διαπίστωσαν ότι οι άνθρωποι περνούν σχεδόν το 47% των ωρών τους που είναι ξύπνιοι σκεπτόμενοι κάτι διαφορετικό από αυτό που κάνουν αυτήν τη στιγμή.

Όσο περισσότερο εκτελείτε πολλαπλές εργασίες, τόσο χειρότεροι είστε στο να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, πράγμα που σημαίνει ότι έχετε περισσότερα να κάνετε, γεγονός που σας κάνει πιο πιθανό να συνεχίσετε να κάνετε πολλές εργασίες για να τα κάνετε όλα. Και αυτό συνεχίζει και συνεχίζει…

Για να βγείτε από αυτόν τον κύκλο, πρέπει να καταλάβετε ότι η εστίαση σε ένα πράγμα τη φορά είναι υπερδύναμη.

Το single-tasking αναδομεί την εστίασή σας!

Σύμφωνα με μια έρευνα που θα βρείτε παρακάτω στις πηγές διαπιστώθηκε ότι, κατά μέσο όρο, εναλλάσσουμε εφαρμογές και sites περισσότερες από 300 φορές την ημέρα και ελέγχουμε email ή συνομιλίες κάθε 6 λεπτά. Όταν ο καθηγητής Άντονι Βάγκνερ, διευθυντής του Εργαστηρίου Μνήμης του Στάνφορντ εξέτασε μια δεκαετία μελετών για τους multitaskers, διαπίστωσε πως:

«Δεν υπάρχει ούτε μία δημοσιευμένη εργασία που να δείχνει σημαντική θετική σχέση μεταξύ της χωρητικότητας της μνήμης εργασίας και της πολλαπλής εργασίας».

Η εξάσκηση στο single-tasking, από την άλλη πλευρά, σας βοηθά να μειώσετε τον αριθμό των «αλλαγών εστίασης» που κάνετε κάθε μέρα και έτσι αρχίζετε να ξαναχτίζετε την εστίαση και την προσοχή σας.

Το single-tasking μειώνει τα επίπεδα άγχους σας!

Το απλό γεγονός ότι το multitasking απαιτεί περισσότερη ενέργεια από το single-tasking έχει σύνθετα αποτελέσματα στη καθημερινή αίσθηση άγχους. Ξαφνικά, επειδή η προσοχή σας είναι αλλού, οι απλές εργασίες διαρκούν περισσότερο από όσο θα έπρεπε, βγαίνοντας εκτός από το καθημερινό σας πρόγραμμα και πιο αγχωμένοι επειδή μένετε πίσω.

Ωστόσο, όταν εστιάζετε πλήρως σε μια μεμονωμένη εργασία, αισθάνεστε λιγότερο άγχος και μπορείτε ακόμη και να απολαύσετε τη δουλειά σας. Το να εστιάσετε σε ένα πράγμα τη φορά σημαίνει ότι θα κάνετε περισσότερα πράγματα μέσα στην ημέρα. Παραγωγικότητα, με την πιο βασική της έννοια, σημαίνει να αξιοποιείτε στο έπακρο τον χρόνο σας. Αλλά η πολλαπλή εργασία και η εναλλαγή περιβάλλοντος σας επιβραδύνουν φυσικά.

Από την άλλη πλευρά, η απλή εστιασμένη εκτέλεση εργασιών είναι πιο πιθανό να σας οδηγήσει σε μια κατάσταση ροής – σε μια κατάσταση βαθιάς εστίασης- που σας οδηγεί να φέρετε ουσιαστικά σε πέρας μια δύσκολη δουλειά. Το Flow όχι μόνο έχει μια υπέροχη αίσθηση, αλλά είναι έως και 500% πιο παραγωγικό από ό,τι όταν προσπαθείτε να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα.

Δεν είναι μόνο ο αριθμός των ωρών που εργαζόμαστε, αλλά και το γεγονός ότι ξοδεύουμε πάρα πολλές συνεχείς ώρες ταχυδακτυλουργώντας πάρα πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Αυτό που χάσαμε, πάνω απ’ όλα, είναι τα ουσιαστικά ξεκούραστα διαλείμματα, και η αναγνώριση των ορίων μας.Η τεχνολογία μαζί με όλη την βοήθεια που έχει προσφέρει στις εργασίες μας έχει θολώσει κάπως τα νερά στη πραγματική μας ξεκούραση.

Όπου κι αν πάμε, η δουλειά μας μας ακολουθεί, στις ψηφιακές μας συσκευές, πάντα επίμονη και παρεμβατική. Πείτε την αλήθεια: Απαντάτε σε email κατά τη διάρκεια τηλεδιάσκεψης (και μερικές φορές ακόμη και κατά τη διάρκεια κλήσεων με ένα άλλο άτομο); Φέρνετε το φορητό σας υπολογιστή σε συσκέψεις και μετά προσποιείστε ότι κρατάτε σημειώσεις ενώ σερφάρετε στο διαδίκτυο; Τρώτε μεσημεριανό στο γραφείο σας; Πραγματοποιείτε κλήσεις ενώ οδηγείτε και στέλνετε περιστασιακά μηνύματα, παρόλο που ξέρετε ότι δεν πρέπει;

Το μεγαλύτερο κόστος – υποθέτοντας ότι δεν τρακάρετε – είναι η παραγωγικότητά σας. Εν μέρει, αυτό είναι μια απλή συνέπεια της διάσπασης της προσοχής σας, έτσι ώστε να συμμετέχετε εν μέρει σε πολλές δραστηριότητες, αλλά σπάνια να ασχολείστε πλήρως με κάποια. Αυτό οφείλεται στο ότι όταν απομακρύνεστε από μια κύρια εργασία για να κάνετε κάτι άλλο, αυξάνετε τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία κατά 25 τοις εκατό κατά μέσο όρο.

Αλλά το πιο ύπουλο, είναι πως καίτε αδυσώπητα τη διαθέσιμη δεξαμενή ενέργειάς σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, επομένως έχετε λιγότερα διαθέσιμα καύσιμα ενέργειας κάθε ώρα που περνάει.

Το πρόβλημα: Ο σύγχρονος χώρος εργασίας καθιστά το single-tasking σχεδόν αδύνατον

Εάν είστε διευθυντής, ακολουθούν τρεις πολιτικές που αξίζει να προωθήσετε:

1. Διατηρήστε την πειθαρχία στις συναντήσεις

Προγραμματίστε συναντήσεις για 45 λεπτά, αντί για μία ώρα ή περισσότερο, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, και να αφιερώσουν χρόνο στη συνέχεια για να προβληματιστούν σχετικά με αυτά που συζητήθηκαν αλλά και να ανακάμψουν πριν από την επόμενη υποχρέωση. Ξεκινήστε όλες τις συσκέψεις σε μια ακριβή ώρα, τελειώστε σε μια ακριβή ώρα και επιμείνετε να απενεργοποιούνται όλες οι ψηφιακές συσκευές κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

2. Σταματήστε να απαιτείτε ή να περιμένετε άμεση ανταπόκριση κάθε στιγμή της ημέρας

Αυτή η τακτική αναγκάζει τους ανθρώπους σας να είναι σε μια μόνιμη εγρήγορση και τους δυσκολεύει να διατηρήσουν την προσοχή τους στις προτεραιότητές τους. Αφήστε τους να απενεργοποιήσουν το email τους σε συγκεκριμένες ώρες. Εάν είναι επείγον, μπορείτε να τους καλέσετε — αλλά αυτό δεν θα συμβαίνει πολύ συχνά.

3. Ενθαρρύνετε την ανανέωση του νου

Δημιουργήστε τουλάχιστον μία στιγμή κατά τη διάρκεια της ημέρας που ενθαρρύνετε τους ανθρώπους σας να σταματήσουν να εργάζονται και να κάνουν ένα διάλειμμα. Προσφέρετε ένα μεσημεριανό μάθημα γιόγκα ή διαλογισμό, οργανώστε μια ομαδική βόλτα ή προπόνηση ή σκεφτείτε να δημιουργήσετε μια αίθουσα ανανέωσης όπου οι άνθρωποι μπορούν να χαλαρώσουν ή να πάρουν έναν υπνάκο.

Σημαντικό είναι επίσης το κάθε άτομο μεμονωμένα να θέσει τα δικά του όρια.

Σκεφτείτε αυτές τις τρεις συμπεριφορές μόνοι σας:

1. Κάντε το πιο σημαντικό πράγμα πρώτα το πρωί, κατά προτίμηση χωρίς διακοπή, για 60 έως 90 λεπτά, με σαφή ώρα έναρξης και διακοπής. Εάν είναι δυνατόν, εργαστείτε σε ιδιωτικό χώρο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ή με ακουστικά που μειώνουν τον ήχο. Τέλος, αντισταθείτε σε κάθε παρόρμηση απόσπασης της προσοχής, γνωρίζοντας ότι έχετε ένα καθορισμένο σημείο τερματισμού της εργασίας. Όσο περισσότερο απορροφηθείτε, τόσο πιο παραγωγικοί θα είστε. Όταν τελειώσετε, αφιερώστε τουλάχιστον λίγα λεπτά για να ανανεωθείτε.
2. Καθορίστε τακτικές, προγραμματισμένες ώρες για να σκεφτείτε πιο μακροπρόθεσμα, δημιουργικά ή στρατηγικά. Εάν δεν το κάνετε, θα υποκύπτετε συνεχώς στην τυραννία του επείγοντος. Επίσης, βρείτε ένα διαφορετικό περιβάλλον για να κάνετε αυτή τη δραστηριότητα – κατά προτίμηση ένα χαλαρό μέρος ευνοϊκό για ανοιχτή σκέψη.
3. Κάντε πραγματικές και τακτικές διακοπές. Το πραγματικό σημαίνει ότι όταν λείπεις, αποσυνδέεσαι πραγματικά από τη δουλειά. Τακτικό σημαίνει πολλές φορές το χρόνο, αν είναι δυνατόν, ακόμα κι αν μερικές φορές απλά προστίθενται μόνο δύο ή τρεις ημέρες σε ένα Σαββατοκύριακο. Σύμφωνα με την συγκεκριμένη έρευνα θα είστε πολύ πιο υγιείς αν αφιερώνετε όλο τον χρόνο των διακοπών σας πραγματικά στη χαλάρωσή σας και θα είστε πιο παραγωγικοί συνολικά.

Μια σημαντική αρχή βρίσκεται στο επίκεντρο όλων αυτών των προτάσεων. Όταν ασχολείστε με τη δουλειά, αφοσιωθείτε πλήρως, για καθορισμένες χρονικές περιόδους. Όταν ανανεώνετε, συγκεντρωθείτε πραγματικά στη ξεκούρασή σας. Σταματήστε να ζείτε τη ζωή σας στη γκρίζα ζώνη.

Μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου για οποιαδήποτε απορία ή ανησυχία σας, ώστε να δούμε το ζήτημα που σας απασχολεί μαζί! Δεν είστε μόνοι σας σε αυτό! Η βοήθεια είναι πάντα εκεί αρκεί να την ζητήσετε!

 

Σοφία Υφαντή, ΜΑ

Σύμβουλος Ψυχικής Υγείας – Ψυχοθεραπεύτρια

Τηλ: 6978842612

Email: [email protected]

Website: www.sofiayfanti.gr

Κηφισιά & Παλλήνη Αττικής